Özel öğretim kurslarını departmanlarına ayırırsak;
Ön Büro Ekibi: Eğitim Danışmanları- Satış Yöneticileri
Öğrenci İşleri: Eğitim Koordinatörleri, Öğretmenler, Bölüm başkanları
Muhasebe: Muhasebe Sorumluları, Muhasebe Müdürleri
Yönetim: Kurum Müdürleri, Şube ve Satış Müdürleri
Şeklinde 5 ana başlıkta sayabiliriz. Aday öğrencilerin takip sürecinden mezun olana kadar her departmanın kendi içinde rutin olarak yaptığı işler mevcut. Eğitim danışmanları ulaştıkları öğrencileri satışa döndürebilmek için devamlı görüşme takibi yapıyorlar. Bu noktada kurumlar belli başlı CRM programlarını kullanabiliyor. Hangi personel hangi öğrenciyle görüşmüş, ne konuşmuş, nereden ulaşmış?
Sonrasında satışa döndüğünde ‘Belirli Süreli Eğitim Sözleşmesi’ yapılıyor ve ödeme planına uygun makbuz, fatura, senet çıkartılıyor. Satış işlemi tamamlanan öğrenciler, öğrenci işleri departmanı tarafından yine ayrıca ‘DERS PROGRAMI’ uygulamaları ile sınıflandırılıyor ve eğitim takibi yapılıyor. Bu esnada öğretmenlerin aldığı yoklamalar için ayrıca ‘PUANTAJ’ hesabı ve takibi yapılıyor. Kur ve ders saati takibi yine öğrenci işleri personelleri tarafından manuel olarak excel, drive gibi platformlarda tutularak takip ediliyor.
Satış işlemi gerçekleşen öğrencilerin ödemelerine ilişkin faturaları, vadeli alacakların (senetlerin) takibi yine Muhasebe sorumlusu tarafından ayrıca bir ‘ÖN MUHASEBE’ programlarınca tutuluyor. İşletmenin gider kalemleri ise çoğu zaman resmi muhasebe dışında tutulmuyor bile.
Kurum Müdürler ise her departmanın yönetimi için personele bağımlı bir şekilde rapor alabiliyor. Excel, drive ya da farklı uygulamalardan çıkan raporlar ile analizler yaparak işletmesi için gerekli adımları atmaya çalışıyor.
Birbirini takip eden bütünleşik işler için farklı platformlar kullanmak ise hataya açık. Personel inisiyatifinde takip edilen işler ise kurumsallıktan uzak, maliyeti hesaplanamayan hatalara zemin oluşturuyor.
Aristo Kurs Yazılımı İle ;
Aday Öğrencilerin görüşmeleri CRM Modülünde takip edilir.
Yüz yüze görüşmesi olan öğrencilere randevuları kısa mesaj ile hatırlatılır.
Detaylı görüşme raporu ile öğrenci kaçırmak mümkün değildir.
Satış esnasında Sözleşme, senet, makbuz gibi çıktılar sistem üzerinden çıkartılır.
Satışı tamamlanan öğrencinin muhasebesi otomatik oluşur.
Kaydı oluştuğu anda bekleyen sınıfına otomatik gönderilir.
Öğretmenlerin aldığı online yoklama ile öğrencilerin kalan kur ve ders saati takibi otomatik yapılır.
Online alınan yoklama ile öğretmenleri puantajları ve hak edişleri otomatik hesaplanır.
Muhasebe kaydı oluşan öğrencinin vadeli alacakları finansal raporlar ile raporlanır.
Gecikmesi olan vadelere otomatik hatırlatma sms’i gönderilir.
Birbiriyle entegre olarak çalışan modüller sayesinde Kurum müdürleri ilişkili raporlar alabilirler.
Yapılan her satış e mail ile kurum yetkilisine bildirilir.
Dinamik yetkilendirme, bildirim ve onay mekanizması sayesinde kurum yetkilisinin onayı dışında işlem yapılmaz.
Aristo Kurs Yazılımı ile kurumunuzu tek bir yerden profesyonel olarak yönetin!